Exposé des motifs

En premier lieu, concernant l’article 4-2 et les budgets.

Les Statuts prévoient que le CTC accompagne le Secrétariat dans l’élaboration du budget prévisionnel annuel qui est soumis à l’Assemblée permanente (article 10-1).

Or, il n’est pas indiqué que celui-ci fait partie du champ de compétence de l’Assemblée Permanente de manière explicite. Cette motion vise à corriger cette incohérence pour plus de clarté : c’est un élément majeur de la gestion de l’organisation et il n’est pas en l’état immédiatement compréhensible pour le lecteur des Statuts que son approbation relève du champ de compétence de l’Assemblée Permanente.

De plus, il est indiqué que les budgets des projets annuels ou ponctuels sont dans le champ de compétence de l’Assemblée Permanente. Pour plus de clarté, il est proposé que soit inscrit dans les Statuts toutes les instances pouvant demander un budget (Secrétariat, Conseils, équipes et équipages). En conséquence, l’article 6-6 qui indique que les équipages peuvent demander un budget est désuet et supprimé.

En second lieu, concernant ces budgets et leur valeur respective

Il est apparu au cours du vote du budget prévisionnel annuel précédent qu’un budget avait été attribué à un équipage qui n’existait pas encore (Boutique). Il y a donc eu un questionnement du CTC vis-à-vis de la valeur du budget prévisionnel annuel, en examinant en plus l’usage autour de celui-ci, les textes (Statuts et Règlement Intérieur) n’apportant aucune précision. Effectivement : doit-on considérer que le budget prévisionnel annuel n’a qu’une valeur indicative et donc des lignes budgétaires affectées à des actions ou équipages non existants sont possibles pour rendre compte de la situation financière probable de l’organisation ? Est-ce compatible avec le fait qu’une bonne partie des lignes (en particulier affectées aux conseils) semblent avoir une valeur effective ou valent autorisation de dépense ?

De plus, il y a dans les deux cas un défaut dans la précision du mandataire effectif en charge de ces lignes (et bien que ce soit précisé dans le RI pour les motions budgétaires, il y a un flou concernant le budget prévisionnel annuel).

Alors, il est proposé de créer un Titre 6 (Budgets) dans la Partie 2 (Fonctionnement) qui précise ces valeurs, les modalités minimales de recevabilité des budgets et les conditions d’engagement de dépense, et renvoie au règlement intérieur pour les modalités de dépôt, de désignation du mandataire, de communication avec le CTC…

Contenu de la proposition

###L’article 4-2 est modifié de la manière suivante :
(retrait en italique et entre crochets, ajout en gras)

Article 4-2

L’Assemblée permanente est le regroupement de la totalité des Pirates.

Elle est compétente pour approuver :

• Le budget prévisionnel annuel;
• La création des équipages et leur reconduction à l’échéance de leur période d’activité ;`
• Les rapports de fonctionnement des équipages ;`
• Les budgets [des projets] annuels ou ponctuels du Secrétariat, des Conseils, équipes et équipages ;`
• Les Codes de fonctionnement des conseils, équipes, coordinations et équipages ;`
• Les nominations faites par cooptation ;`
• Les motions programmatiques ;`
• Les motions politiques ;`
• Les investitures et les soutiens de candidatures aux élections ;`
• Les motions de modification du règlement intérieur ;`
• L’ordre du jour de l’Assemblée statutaire ;`
• Les sanctions prises par le Tribunal des Pirates ;`
• Toutes décisions ne relevant pas de la compétence d’un autre organe interne.`

###L’article 6-6 est supprimé. Les articles suivants sont réindexés en conséquence (le 6-7 devient 6-6…).

Création du Titre 7 dans la Partie 2

(une indexation des articles de la forme Partie-Titre-Chapitre-Article est proposée mais peut être modifiée)

Titre 7 : Budgets

Chapitre 1 : Budget Prévisionnel Annuel

Article 2-7-1-1

Le Budget Prévisionnel Annuel est présenté par le Secrétariat à l’Assemblée Permanente et voté par elle. Les modalités de présentation et d’élaboration sont précisées au règlement intérieur.

Article 2-7-1-2

Le Budget Prévisionnel Annuel peut faire l’objet d’amendements. Les modalités d’amendements et de vote sont précisées au règlement intérieur.

Article 2-7-1-3

Quand un Budget Prévisionnel Annuel est adopté, les lignes budgétaires sont ouvertes jusqu’à la fin de la session d’Assemblée Permanente qui statue sur le Budget Prévisionnel Annuel qui lui succède.

Article 2-7-1-4

Chaque ligne budgétaire doit être affectée à une entité déjà existante, viser un objet et renvoyer vers un mandataire au sein de ces entités. La méthode de désignation et de modification des mandataires en cours de validité des lignes se fait selon les modalités prévues au Règlement Intérieur.

Chapitre 2 : Budgets en dehors du Budget Prévisionnel Annuel

Article 2-7-2-1

Le Secrétariat, les Conseils, les Équipes et les équipages peuvent demander des budgets en dehors du Budget Prévisionnel Annuel. Cela passe par la présentation et le vote de motions à l’Assemblée Permanente. Les modalités de présentation et de vote sont précisées au Règlement Intérieur.

Article 2-7-2-2

Les conditions et durées de validité d’un budget sont précisées dans le Règlement Intérieur et incluent l’affectation à une entité existante, un objet et un mandataire.

Chapitre 3 : Dispositions Communes

Article 2-7-3-1

Les budgets sont affectés à des objets précis et ne peuvent être détournés de ceux-ci.

Article 2-7-3-2

Il est nécessaire de produire des pièces justificatives à l’utilisation des crédits budgétaires. La procédure permettant l’utilisation de ces crédits est précisée dans le Règlement Intérieur.

En conséquence de la création de ce Titre 7 de la Section 2 des Statuts, le Chapitre 5 du Règlement Intérieur devient :

CHAPITRE 5 : BUDGETS

SECTION 1 : CRITERES DE VALIDITE DES BUDGETS POUR PRESENTATION A L’ASSEMBLEE PERMANENTE OU INTEGRATION AU BUDGET PREVISIONNEL ANNUEL

ARTICLE 125-1

Les budgets doivent être proposés par une entité (Secrétariat, Conseil, Équipes, équipages) ou soutenues par au moins trois pirates dont un moins un est membre de l’entité à laquelle le budget est rattaché.

ARTICLE 125-2

Pour être valide et soumis à l’Assemblée Permanente ou intégré au Budget Prévisionnel Annuel, un budget ou ligne budgétaire devra comporter obligatoirement les attributs suivants :

• Nom
• Entité de rattachement
• Mandataire
• Objet
• Champ d’action
• Montant attribué
• Période de validité ne pouvant pas excéder 12 mois

Si le budget est demandé par un équipage, le mandataire est, à défaut de précision, le capitaine ou les co-capitaines de l’équipage. Si le budget est demandé par le secrétariat, un conseil, une équipe ou au moins trois pirates, le mandataire est, à défaut de précision, le premier rapporteur de la motion faisant partie de l’entité se voyant attribuer le budget.

ARTICLE 125-3

Le nom du budget doit être représentatif de l’équipage ou du conseil qui en sera bénéficiaire et de l’objet du budget.

ARTICLE 125-4

Le montant attribué doit être justifié en présentant un budget prévisionnel sur la période de validité. Un plafond périodique peut être spécifié. Le montant peut être augmenté par des dons fléchés, la mention du fléchage doit être faite par le donateur au moment du don.

ARTICLE 125-5

La période de validité doit être pertinente par rapport avec l’objet du budget.

ARTICLE 125-6

L’objet spécifie les objectifs du budget et les actions envisagées.

ARTICLE 125-7

Le champ d’action spécifie les types de dépenses possibles.

ARTICLE 125-8

Une dépense hors budget doit être validée par l’Assemblée Permanente.

SECTION 2 : AMENDEMENT ET VOTE DES BUDGETS

ARTICLE 125-9

Pour être recevable, l’amendement d’un budget doit remplir les mêmes critères que ceux indiqués en section 1.

ARTICLE 125-10

Les procédures de vote des motions portant sur des budgets sont les même que celles prévues à l’article 121-13

SECTION 3 : DISPOSITIONS SPECIFIQUES AU BUDGET PREVISIONNEL ANNUEL

ARTICLE 125-11

Le Budget Prévisionnel Annuel est présenté par le Secrétariat à l’Assemblée Permanente au plus tard lors de la session se tenant douze mois après la validation du précédent Budget Prévisionnel Annuel. S’il n’y a pas d’Assemblée Permanente à ce moment mais une Assemblée Statutaire, le Budget Prévisionnel peut faire l’objet d’une motion urgente lors de cette dernière. Sinon, il peut être présenté lors de la session d’Assemblée Parlementaire suivante la plus proche.

ARTICLE 125-12

Le Budget Prévisionnel Annuel est élaboré en lien avec le Conseil de Trésorerie et de Comptabilité et toutes les entités (Secrétariat, Conseils, Équipes et équipages) susceptibles de gérer un budget. La méthode de construction du Budget Prévisionnel Annuel est précisée dans le Code de Fonctionnement du Secrétariat.

ARTICLE 125-13

Le Budget Prévisionnel Annuel est voté en bloc selon les modalités de vote des motions prévues à l’article 121-13

SECTION 4 : DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX BUDGETS HORS BUDGET PREVISIONNEL ANNUEL

ARTICLE 125-14

Leur durée de validité ne peut excéder 12 mois

SECTION 6 : CHANGEMENT DE MANDATAIRE ET VACANCE

ARTICLE 125-15

Durant la durée de validité des budgets, il est possible d’effectuer un changement de mandataire par simple notification au Conseil de Trésorerie et de Comptabilité par les moyens de contact prévus à son code de fonctionnement.

ARTICLE 125-16

Dans le cas où le mandataire d’un budget viendrai a perdre sa qualité de pirate, par quelque moyen que ce soit, et dans l’attente de la désignation et la communication d’un nouveau mandataire, le budget est suspendu.

SECTION 7 : EXECUTION DES BUDGETS ET DEPENSES HORS BUDGET

ARTICLE 125-17

Pour une dépense dans le cadre d’un budget, le mandataire aura l’autorité de demander l’exécution d’une dépense auprès du conseil de trésorerie et de comptabilité. Le mandataire sera garant que les règles de validation de la dépense au sein de l’équipage ou du conseil ont été respectées.

ARTICLE 125-18

La demande d’une dépense hors budget devra être transmise au conseil de trésorerie et de comptabilité par l’initiateur de la motion validant la dépense.

ARTICLE 125-19

Une dépense pourra être refusée par le conseil de trésorerie et de comptabilité en cas d’absence de pièce justificative valable.

ARTICLE 125-20

L’exécution d’une dépense pourra être suspendue si la trésorerie n’est pas suffisante ou s’il y a un risque de se mettre en difficulté financière.

SECTION 8 : RAPPORT DE DÉPENSE

ARTICLE 125-21

Les pirates devront être informés de l’exécution d’une dépense dans un délai d’un mois.

ARTICLE 125-22

Pour garantir la transparence des dépenses, le conseil de trésorerie et de comptabilité doit rendre accessible aux pirates tous les documents comptables. Les données personnelles figurant sur les documents comptables doivent être supprimés.

ARTICLE 125-23

Le conseil de trésorerie doit maintenir à jour la liste des budgets existants en indiquant les fonds attribués, les fonds utilisés et les fonds restants pour chaque budget. Cette liste doit être accessible aux pirates.

Lien vers Congressus : Congressus : Session Octobre 2023 - Assemblée Statutaire - Expliciter le traitement du budget prévisionnel annuel et clarifier les budgets dans le champ de compétence de l'Assemblée Permanente ainsi que leur valeur respective

Rapporteur : @Emerodh

Merci pour ton travail !
Quelques remarques :

Concrètement si j’ai un budget pour des stylos prévu au budget prévisionnel annuel et que je me rends compte que je n’en ai pas besoin, mais que j’ai besoin de papier, je dois ne pas utiliser le budget stylos, mais faire une demande hors budget pour du papier c’est bien ça ? Pas possible de faire valider en AP un transfert de budget ? Je n’ai pas d’avis a priori mais c’est pour être sûr de l’interprétation.

Si c’est une modif du RI, ce serait bien d’y introduire un exemple type je pense, pour avoir des titres similaires et s’y retrouver : « Budget Stylo CRP », donc « Budget [Objet] [Entité] » par exemple.

Sur tout cet aspect là vous avez un outil pour tout ça ? J’ai un peu peur de ce que ça crée en terme de charge de travail

Un tableau excel ou on fait un reporting à la main :
https://discourse.partipirate.org/t/cr-ctc-point-mensuel-du-09-05-2023/33870/2?u=jerome_n

vous êtes chaud :o

Ben pas trop vu que j’ai 6 mois de retard…

C’est exactement ça, il faut repasser devant l’AP. La motion budgétaire peut être un nouveau budget, un transfert, une suppression…

C’est possible mais mon sentiment perso est qu’il faut laisser un peu de liberté, pendant qu’on s’habitue à muscler nos pratiques, pour voir ce qui se dégage et si il y a des usages qui se dégagent et qui mériteraient à être formalisés de cette manière. Par ex avec le budget CRS - Conciliation (que j’ai moi même déposé et qui n’a pas une forme « règlementaire »), le champ d’action peut aller de prestations de médiations à éventuellement un défraiement des parties si ça se passe en physique ?

Jerome à déjà répondu, et oui, ça fait une charge de travail, mais on reste quand même sur les missions premières du CTC (on s’invente pas des objectifs), donc on va ramer un peu le temps de consolider la pratique, et ça ira, dès le moment où il y a assez de gens pour faire tourner la boutique je pense.

Améliorer la transparence des budgets délégués par l’AP :
Alors si je prend l’exemple du WEPP, il aurait fallut voter un truc plus détaillés qu’une enveloppe globale, où juste la salle était apparente. En terme de transparence, c’est mieux, mais cela insécurise fortement l’équipe qui travaille sur le projet, qui ne peut pas faire un choix de réorientation de fonds au dernier moment suite à un imprévu ou alors cela aura tendance a demander pour de tels évènements des enveloppes surgonflée pour parer à toute éventualité, ce qui me parait contre-productif. Pour revenir sur le WEPP, en gros à chaque AP de janvier à avril ont aurait déposés des demandes de budgets et des rectificatifs et peut être même une à posteriori.

Dépenses imprévues
Serait-il possible d’inclure un taux de dérogation sur l’enveloppe totale ? Dans les collectivités territoriales par exemple, nous avons le droit à 7,5% de dépenses imprévus (en gros), qui fonctionnent de la manière suivante soit on peut créer une ligne « dépense imprévu », soit 7,5% de l’enveloppe totale, si cette part n’est pas consommée, est utilisable pour alimenter une ligne (une dépense) dont le coût au dernier moment serait plus élevé que prévu (par exemple plus de participants que programmé à la dernière AP).

Les recettes et les budgets :
Après je me questionne toujours sur les dépenses qui génèrent des recettes, ces recettes viennent elles abonder les « fonds restants » prévus à l’article 125-23 ?

Mitigé sur la rigueur nécessaire, et surtout sur le cadre peut-être trop stricte comme Ruraleur le dit.
Merci pour ce gros boulot d’explication du budget cela dit.

C’est là que le champ d’action rentre en jeu. Tu peux proposer un budget dont l’objet est « WEPP » et ensuite décrire tous les postes potentiels de dépense, y compris les imprévus et leur nature (alimentation, scotch, machin…). Tant que ça concours à l’objet.

La grosse question et on verra avec la pratique qu’on en aura en s’astreignant à l’exercice, c’est à quel niveau de détail on joue.

J’y avais pas pensé, potentiellement oui.

Là on est sur un cas particulier (boutique) qui mériterait d’être géré à part. Pour moi en l’état non, c’est un plafond de dépense. On peut préciser que dans ce cas particulier ce serait un stock de capital confié à l’équipage de manière permanente, qu’elle peut avoir en stock ou liquidité indifféremment, abondé par les recettes, et que le surplus est reversé au Parti.

https://discourse.partipirate.org/t/point-mensuel-octobre-ctc/35308