Amendement pour Modification du Règlement Intérieur - Gestion des enregistrements

Fusion, correction et retouche sur un point de désaccord (avertissement sonore)

Jusqu'à présent nous n'utilisions peu l'enregistrement sur Discord des réunions parce qu'il n'y avait pas de cadre d'utilisation, notamment dans le Règlement Intérieur, mais cette motion proposée par le Conseil Technique vient y remédier.

Dans les grandes lignes :

• Membres du secrétariat, CVI et personnes habilitées par ce dernier peuvent lancer des enregistrements
• Conservation sur 5 ans et possibilité d'anonymisation pour conformité RGPD

Les modifications se font à la PARTIE 1 : DES OUTILS du Livre 2 du RI. Un outil est ajouté à la liste (Chapitre 1) et un Chapitre 3 est ajouté concernant seulement les enregistrements.

Les portions complètes de RI modifiées peuvent se lire comme suit :

=== PARTIE 1: DES OUTILS ===

==== Chapitre 1: des outils utilisés ====

===== Section 1: de la définition des outils =====

====== Article 211-1 ======

La liste des outils est la suivante :

• Outil de discussion asynchrone pour être débattues à l'écrit: Discourse
• Outil de discussion instantané: Discord
• Outil de prise de décision: Congressus
• Outil de gestion des équipages, conseils, secrétariat, assemblées: Personae
• Outil de délégation et de gestion des pouvoirs: Personae
• Outil de gestion des adhérents: Galette
• Outil de planification des tâches: Redmine
• Outil d'archivage: Wiki
• Outil de cloud : NextCloud

==== Chapitre 3 : Des enregistrements ====

===== Article 213-1 =====

Seuls les membres du Secrétariat, du Conseil de la Vie Interne et toutes autres personne habilitées par ce dernier sont à même de lancer l’enregistrement d’une réunion sur l’outil de discussion instantanée.

===== Article 213-2 =====

Les enregistrements sont, autant que faire se peut, conservés sur un cloud dans un espace dédié et en multipiste, une par intervenant.

===== Article 213-3 =====

La durée de conservation des enregistrements est de 5 ans. Ce délai peut être réduit sur décision motivée du Conseil à la Vie Interne, après avis du Conseil Réglementaire et Statutaire. Passé un délai de 2 ans, les enregistrements ne sont plus accessibles au public et ne sont plus diffusables. Ils peuvent être consultés et communiqués par le Secrétariat et les Conseils, dans les limites de leurs compétences, sur demande.

===== Article 213-4 =====

Toute personne peut demander, durant l’enregistrement et après, l’anonymisation de sa participation orale et verra sa voix transformée permettant malgré tout un suivi de la réunion de manière correcte. L'anonymisation ne concerne que la voix de la personne. Le Parti Pirate ne peut pas être tenu pour responsable de l'identification de la personne par d'autres éléments que sa voix.

===== Article 213-5 =====

Le système d’enregistrement est visible afin de permettre un avertissement éclairé de la situation d’enregistrement de la réunion en cours. Au lancement de l'enregistrement, le système émet un message pour indiquer qu'un enregistrement de la réunion va débuter. Une série d’information est transmise à tout nouvel arrivant dans la réunion lui permettant de faire jouer son droit à l’anonymat et son droit à la consultation des enregistrements sur lesquels il figure.