Groupes convoqués
Assemblée Permanente
Type de réunion
Discussion et co-construction

Code de fonctionnement du secrétariat

Bibo

Le secrétariat se dote d’un code de fonctionnement lui permettant de formaliser les processus déjà en place.



Code de fonctionnement du Secrétariat

Article préliminaire :

Conformément à l'article 13 et suivants des statuts, le secrétariat a pour mission :

1. D'exécuter les décisions prises par l'assemblée permanente ou statutaire ;

2. D'engager juridiquement le parti par la signature de conventions, après approbation par l'assemblée permanente ;

3. D'ester en justice, après approbation par l'assemblée permanente.

4. D'établir, en lien avec les Conseils, le rapport d'activité de l'année écoulée qui sera présentée à l'assemblée statutaire

Il a également pour mission :

5. De publier l'ordre du jour, de promulguer les résultats, et de les retranscrire sur les plateformes dédiées ;

6 . D'orienter les pirates vers les Conseils qui doivent se prononcer préalablement sur le contenu de la motion avant son inscription à l'ordre du jour.

7. D'exercer un droit de veto sur l'ensemble des motions présentées à l'assemblée permanente ou statutaire lorsque celles-ci représentent un risque légal pour le Parti Pirate. La décision doit être prise à la majorité des deux tiers de ses membres. 

Ce veto peut être levé par une décision prise par trois Conseils. La décision de lever le veto doit être votée séparément dans chaque Conseil et être approuvée à la majorité absolue de ses membres.

Si le véto posé par le secrétariat est levé par les Conseils, les membres du Secrétariat doivent démissionner.

8. D'élire des membres du bureau de l'Association de financement du Parti Pirate. 

9. De désigner de deux représentants légaux auprès des organismes extérieurs

Section 1 : Secrétaires

Article 1 :

Un membre du secrétariat est appelé secrétaire ou délégué. Il est choisi au sein des conseils conformément à l'article 7-2 des statuts et selon les modalités définies par le code de fonctionnement de chaque conseil. Les secrétaires accomplissent leur fonction de manière indifférenciée.

Article 2 :

Lorsqu'un délégué s'exprime au nom du secrétariat, il doit le préciser explicitement, en apposant par exemple les mentions «message du secrétariat», «pour le secrétariat» ou «le secrétariat».

Article 2-1 :

Lorsqu'un délégué s'exprime au nom du secrétariat, il doit préciser la réunion au cours de laquelle le secrétariat s'est exprimé en ce sens.

Article 2-2 :

Lorsqu'un délégué accomplit un acte administratif ou de communication extérieure au nom du parti pirate, il doit le déclarer sur l'outil de débat asynchrone en précisant la décision du secrétariat ou de l'assemblée permanente qui a entraîné son action.

Article 2-3 :

Les actes administratif ou de communication extérieure accomplis par les secrétaires doivent être répertoriés dans le rapport d'activité du secrétariat en précisant la décision du secrétariat ou de l'assemblée permanente qui les ont entraînés.

Article 3 :

Pour des raisons de protection des données personnelles et de sécurité, les accès aux outils et aux données du parti pirate sont attribués aux membres du secrétariat par l'équipe technique sur demande du secrétariat.

Section 2 : Réunions

Article 4 :

Les réunions du secrétariat doivent être publiquement annoncées avec leur ordre du jour. Les échanges ont lieu sur l'outil de discussion instantanée ou asynchrone.

Article 4-1 :

Le secrétariat doit se réunir de manière synchrone après le dépôt, le débat et le vote tels que définies à l'article 121-2 du règlement intérieur.

Article 4-2 :

Chaque réunion est présidée par un des secrétaires. Il est responsable de l'établissement de l'ordre du jour et de son respect au cours de la réunion. Il a autorité pour attribuer les tâches du secrétariat abordées durant la réunion à un ou plusieurs secrétaires.

Article 4-3 :

L'ordre du jour d'une réunion du secrétariat doit être publié vingt quatre heures à l'avance.

Un ordre du jour par défaut est défini en annexe de ce document en fonction de l'avancement dans le calendrier des sessions.

Article 4-4 :

Chaque conseil constitué peut donner son avis sur les points à l'ordre du jour. Si un conseil ne peut être représenté lors de la réunion, il doit faire part de son avis à l'avance.

Article 4-5 :

Un vote du secrétariat n'est valide que si au moins 2/3 des membres du secrétariat y ont pris part. Les votes se déroulent sur l'outil de prise de décision.

Article 4-6 :

Les secrétaires présents lors d'une réunion désignent un secrétaire de séance, chargé de retranscrire les discussions, notamment les arguments, prises de positions et les conclusions.

Article 4-7 :

Le secrétariat peut prendre des décisions sur l'outil de décision de manière asynchrone.

Section 3 : Gestion des motions de l'ODJ

Article 5 : Dépôt des motions

Les motions sont déposées sur l'outil de prise de décision ou sur l’outil de discussion asynchrone dans l'espace créé à cet effet par les instances. Il appartient aux personnes déposant la motion de s'assurer qu'elle est bien retranscrite sur l'outil de prise de décision avant l'ouverture du vote. Le secrétariat peut cependant se charger de reporter une motion de l'outil de discussion asynchrone vers l'outil de prise de décision.

Article 6 :

Les motions sont enregistrées par le secrétariat lors de la réunion suivant le dépôt.

Article 6-1 :

En cas de veto ou de réserves concernant une motion, le secrétariat doit notifier les soutiens au sein du fil de débat dédié. Une absence de notification vaut acceptation de la motion.

Article 6-2 :

Si une motion nécessite l'avis préalable d'un ou plusieurs Conseils, le secrétariat notifie ses soutiens au sein du fil de débat dédié. La motion ne sera mise au vote qu'après réponse du ou des Conseils concernés.

Section 4 : Contrôle des multiappartenances

Article 7 :

Le secrétariat après avoir pris connaissance de l'appartenance d'un membre à un autre parti politique que le Parti Pirate se réfère à tout mécanisme déclaré de compatibilité entre celui-ci et le Parti Pirate.

Article 8 :

En cas d'incompatibilité, le secrétariat doit prévenir l'adhérent en explicitant l'incompatibilité. Le secrétariat doit alors demander au CTC de rembourser l'adhésion comme prévu au règlement intérieur. Le secrétariat doit rendre public l'annulation et son motif tout en protégeant les données personnelles de l'adhérent.

Section 5 : Établissement des rapports d'activité

Article 9 :

Le rapport d'activité est publié une fois par an sur l'outil de discussion asynchrone. Il peut contenir des informations concernant l'évolution du nombre d'adhérents, de participation aux assemblées.

Il doit aussi y être indiqué les actes administratifs effectués par les secrétaires engageant le Parti Pirate conformément aux articles 2-2 et 2-3 du présent code de fonctionnement.

Il doit être complété par les informations remontées par les différents conseils.

Section 6 : Élection des membres de l'AFPP

Article 10 :

Le secrétariat élit au jugement majoritaire les membres du bureau de l'AFPP parmi les candidatures déclarées et éligibles en vertu des statuts de l'AFPP.

Section 7 : Saisine du secrétariat

Article 11 :

Le secrétariat peut être saisie en envoyant un email à contact@partipirate.org ou par un message envoyé via l'outil de discussion asynchrone.

Section 8 : Modification du code

Article 12 :

Pour être modifié, ce Code de fonctionnement doit recueillir l'approbation des ⅔ des membres du Secrétariat avant de le soumettre à l’Assemblée permanente.


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